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Ermahnung durch Arbeitgeber – Was tun?

Verhält sich ein Arbeitnehmer nicht regelkonform, ist das in den meisten Fällen noch kein Grund für eine direkte Kündigung. Stattdessen sieht der Gesetzgeber bestimmte Vorstufen vor, die erst einmal eine Signalwirkung gegenüber dem Beschäftigten entfalten sollen. Erfahren Sie hier alles zu den zentralen Unterschieden zwischen Ermahnung und Abmahnung, deren Konsequenzen und wie Sie sich als Arbeitnehmer wehren können.

In aller Kürze

Im Gegensatz zu einer Abmahnung enthält die Ermahnung lediglich den Hinweis auf ein zu verbesserndes Fehlverhalten des Arbeitnehmers, nicht aber den Hinweis auf eine Kündigung im Wiederholungsfall. Sie kann damit als Vorstufe zur Abmahnung gesehen werden.
Die Form einer Ermahnung ist gesetzlich nicht spezifiziert. Das heißt, dass Ermahnungen schriftlich wie auch mündlich zulässig sind.
Soll die Ermahnung der Personalakte hinzugefügt werden, besteht für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, eine Gegendarstellung zu verfassen, insofern er die Ermahnung für ungerechtfertigt oder sachlich falsch hält.

Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung

Ein an den Tag gelegtes Fehlverhalten durch den Arbeitnehmer, ist nicht zwingend ein unmittelbarer Grund zur Kündigung. Nach dem Motto „Jeder macht mal Fehler“ sieht der Gesetzgeber zunächst einmal Vorstufen als Warnsignale vor.

Ein gesetzlich verankertes Warnsignal stellt die Abmahnung dar. Diese soll den Arbeitnehmer darauf aufmerksam machen, dass im Falle einer Wiederholung seines Fehlverhaltens eine Kündigung durch den Arbeitgeber erfolgen kann.

Genau diesen Hinweis enthält die Ermahnung hingegen nicht. Sie enthält lediglich den Hinweis auf das Fehlverhalten und soll den Arbeitnehmer warnen sowie dokumentieren, dass der Arbeitgeber bereits erste Signale setzt.

ABER ACHTUNG! In der Praxis kommt es bei der Unterscheidung zwischen Ermahnung und Abmahnung nicht darauf an, welche konkrete Überschrift der Arbeitgeber einem Verwarndokument gibt, sondern darauf wie er sein Anliegen konkret formuliert.

Formulierungsbeispiele einer Ermahnung:

  • „Wir bitten Sie darum, das folgende Verhalten einzustellen…“
  • „Bitte unterlassen Sie in Zukunft…“
  • „Wir würden uns freuen, wenn Sie zukünftig…“

Formulierungsbeispiele einer Abmahnung:

  • „Im Wiederholungsfall behalten wir uns vor, Ihnen eine Kündigung auszusprechen.“
  • „Falls das noch einmal passiert, werden wir das Arbeitsverhältnis beenden müssen.“
  • „Bei wiederholtem Fehlverhalten dieser Art, können wir das Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen nicht aufrecht erhalten.“

Praxistipp:

Achten Sie bei einer erhaltenen Ermahnung oder Abmahnung stets auf die konkrete Formulierung! Auch ein als „Ermahnung“ bezeichnetes Schreiben, das eine Androhung der Kündigung enthält, kann sich in Wirklichkeit als Abmahnung herausstellen.

Schriftliche Ermahnung erhalten – was tun?

Zunächst einmal leitet eine Ermahnung noch keine unmittelbare Rechtsfolge ein. Wird die schriftliche Ermahnung Ihrer Personalakte hinzugefügt, haben Sie als Arbeitnehmer ein Recht darauf, auf diese schriftliche Ermahnung reagieren zu können. Dies empfiehlt sich insbesondere dann, wenn Sie die Ermahnung für nicht gerechtfertigt halten oder sich der geschilderte Sachverhalt aus Ihrer Sicht so nicht ereignet hat.

In diesem Fall können Sie eine Gegendarstellung verfassen, die entweder die Ermahnung entfernen lässt oder gemeinsam mit der Ermahnung Eingang in die Personalakte finden muss. Hintergrund: erhalten Sie als Arbeitnehmer beispielsweise einen neuen Vorgesetzten, der sich anhand der Personalakte über Sie informiert, erhält er nicht nur die Information aus Arbeitgeber-Sicht, sondern hat auch direkten Zugang zu Ihrer Sicht der Dinge.

Juristisch umstritten ist die Frage danach, ob ein Anspruch auf die Entfernung einer Ermahnung aus der Personalakte besteht, da aufgrund der fehlenden Rechtsfolge der Ermahnung auch kein unmittelbares Rechtsschutzbedürfnis entsteht. Ermahnung in einer Personalakte können in der Praxis jedoch wohl dazu führen, dass Mitarbeiter in Fragen der Beförderung oder Gehaltserhöhung benachteiligt werden. Daher bejahen die meisten Gerichte dennoch die Möglichkeit der Klage auf Entfernung.

Gegendarstellung zur Ermahnung – was ist zu beachten?

Sie haben eine Ermahnung erhalten und möchten mit einer Gegendarstellung reagieren? Dann sollten folgende Punkte Eingang in Ihr Schreiben finden:

  • Bezugsrahmen: beschreiben Sie kurz, auf welches Schreiben oder welche mündliche Aussage Ihres Arbeitgebers Sie sich berufen und wann diese erfolgt ist
  • Hinweis auf persönliches Gespräch: sollten Sie bereits ein Gespräch mit Ihrem Arbeitgeber gesucht haben, verweisen Sie an dieser Stelle darauf, z.B. so: „Wie im persönlichen Gespräch bereits mitgeteilt…“ Sollte ein Gespräch noch nicht stattgefunden haben, demonstrieren Sie Offenheit, z.B. so: „Gerne können wir dies auch noch einmal in einem persönlichen Gespräch klären“
  • Hinweis der Zurückweisung der Vorwürfe: Weisen Sie darauf hin, dass Sie die Ermahnung für unbegründet halten und Sie die entsprechenden Vorwürfe zurückweisen
  • Ausführliche eigene Schilderung des Sachverhalts: gerne an dieser Stelle auch auf mögliche Zeugen oder andere Beweismöglichkeiten hinweisen, um Ihre Darstellung zu untermauern
  • Bitte auf Entfernung aus der Personalakte: Fordern Sie Konsequenzen ein und bitten Sie Ihren Arbeitgeber darum, die Ermahnung aus der Personalakte zu entfernen oder hilfsweise Ihre Gegendarstellung der verbleibenden Ermahnung anzuhängen

Beachten Sie:

Ist das Verhältnis mit Ihrem Arbeitgeber bereits derart gestört, dass einvernehmliche Einigungen oder klärende Gespräche nicht mehr möglich sind, sollten Sie unbedingt darauf achten, wie Sie Ihre Gegendarstellung formulieren. Gerade wenn Sie weitere Konsequenzen fürchten, suchen Sie bereits früh den Rat eines Fachanwaltes für Arbeitsrecht auf und lassen Sie sich bereits bei der Gegendarstellung unterstützen.

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