Internetrecht

Pressemitteilung: Gesetzesänderung hat gravierende Auswirkungen auf E-Mails von Kaufleuten

Nach unserem ersten Bericht zu den Pflichtangaben in E-Mail Signaturen, haben wir etliche Rückmeldungen von Unternehmern erhalten, die mehr zu den neuen Vorschriften wissen wollten. Aus diesem Anlass haben wir die nachfolgende erweiterete Pressemitteilung verfasst:
Köln. Nahezu sämtliche Unternehmer in Deutschland müssen Ihre E-Mail Signaturen anpassen. Das ist die Folge einer bislang kaum beachteten Gesetzesänderung, die zum 01.01.2007 in Kraft getreten ist. Pflichtangaben, die bislang nur auf Geschäftsbriefen zu erfüllen waren, müssen nun auch beim elektronischen Briefwechsel beachtet werden.

„Die neue Regelung betrifft nicht nur alle deutschen Kaufleute sondern selbstverständlich auch deren Angestellte“, betont Rechtsanwalt Christian Solmecke von der Kölner Medienrechtskanzlei WILDE & BEUGER. „Soweit ersichtlich, hat bislang kaum ein Unternehmen reagiert, etliche zwingend erforderliche Pflichtangaben fehlen in den meisten E-Mails“.

Am 10. November 2006 hat der Deutsche Bundestag ein Gesetz beschlossen, durch das ein zentrales Unternehmensregister in Deutschland eingeführt werden soll. Im Zuge dieser Anpassung wurde auch die für Kaufleute wichtigen Normen § 37a HGB, § 80 Abs. 1 S. 1 AktienG sowie § 35a Abs. 1 S. 1 GmbHG geändert. Danach gelten die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe „gleiviel welcher Form“ – also auch für elektronische Briefe.

„Betroffen sind quasi alle geschäftlichen E-Mails, die nach außen gerichtet sind und nicht allein der internen Unternehmenskommunikation dienen“, erklärt Rechtsanwalt Solmecke. „Bei der nun anstehenden Anpassung der E-Mail Signaturen ist zu beachten, dass auch mobile Endgeräte wie beispielsweise ein BlackBerry nur noch Mails verschicken, die die Pflichtangaben enthalten.“

Welche Angaben zu machen sind, richtet sich jeweils nach der Rechtsform des Unternehmens bzw. des Kaufmanns. Für die GmbH müssen angegeben werden:

•vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
• Rechtsform der Gesellschaft („GmbH“ oder „… Gesellschaft mbH“ ist ausreichend);
• Sitz der Gesellschaft;
• Handelsregistergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;
• alle Geschäftsführer und – sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat – der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Kompliziert wird es insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Tochterfimen. Hier muss zunächst geklärt werden, welcher Mitarbeiter bei welcher Tochter beschäftigt ist. In einem nächsten Schritt muss dann die E-Mail Signatur eines jeden Mitarbeiters angepasst werden. Verstöße gegen die oben genannten Vorschriften sind mit einem Zwangsgeld bedroht und können zu Abmahnungen durch Wettbewerber führen.

Christian Solmecke ist Partner der Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE und inbesondere in den Bereichen des IT-, des Medien- und des Internetrechts tätig. Darüber hinaus ist er Autor zahlreicher juristischer Fachveröffentlichungen in diesen Bereichen.

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