IT-Recht

Nürnberger IT- Dienstleister will Möglichkeiten für ein papierloses Büro prüfen

In Deutschland werden jedes Jahr massenweise Papier  in Akten durch Unternehmen archiviert. Dies führt bei den Betroffenen zu Ausgaben von ca. 3 Mio. Euro. Viele Unternehmen lagern eine ganze Masse von Aktenordner z.B. aus steuerlichen Gründen bis zu 10 Jahre. Welche Unterlagen genau und wie lange diese aufbewahrt werden müssen, ergibt sich unter anderem aus § 257 HGB. Wie genau die Unterlagen zu archivieren sind, ist dagegen nicht geregelt.

IT- Dienstleister will Möglichkeiten für ein papierloses Büro prüfen ©-cirquedesprit-Fotolia

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Besser und kostensparender wäre da die Archivierung auf Festplatten. Nach dem HGB  müssen die digitalen Dokumente unveränderbar, reproduzierbar und jederzeit verfügbar sein. Nur stellt sich dabei die Frage, in wie fern Scans einer gerichtlichen und steuerrechtlichen Überprüfung standhalten. Neue gesetzliche Rahmenbedingungen wie die digitale Steuerprüfung (GDPDU), die Abgabenordnung (AO), die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchungssysteme (GoBS) und die zivile Prozessordung erhöhen die Anforderungen an die Archivierung von Dokumenten. Zur Sicherheit bewahrt man daher häufig noch die originalen Papierversionen auf. Volkswirtschaftlich gesehen ist diese „Doppelte Ablage“ eine Katastrophe und verursacht unnötige Kosten.

Daher wird nun eine Studie zum Thema „Ersatzscans“ von einem Nürnberger IT- Dienstleister durchgeführt. Herzstück dieser Studie ist ein Moot Court, eine simulierte Gerichtsverhandlung, zum Thema Beweiskraft von Scans und deren Papierversionen. Dabei werden mehrere Szenarien durchgespielt. Die eine Hälfte der Verhandlungen simuliert den Streit zwischen einem Unternehmen und dem Finanzamt, die andere den Streit zwischen zwei Unternehmen. Verhandelt wird dabei mit echten Richtern, Staatsanwälten, Verteidigern und Sachverständigen.

Ziel ist es, zu erörtern, wie die Prozesskette vom Eingang bis zur Ablage organisiert sein muss, damit Digitalisate (Scans) von den Richtern als juristisch, gültigen Beweis angesehen werden.

Denn für die Unternehmen ist nicht nur eine kostengünstige, sondern vor allem handels- und steuerrechtlich korrekte Archivierung von Wichtigkeit.

Ein besonderes Problem stellen dabei E-Mails dar. Die grundlegende und kaum zu beantwortende Frage dabei ist schon, ob die E-Mails von Mitarbeitern gelesen und archiviert werden dürfen. Grundsätzlich gilt hierbei, dass sollte der Versand privater E-Mails im Unternehmen erlaubt oder zumindest nicht ausdrücklich untersagt sein, dürfen die E-Mails nicht gelesen oder sogar archiviert werden und müssen dem Arbeitnehmer auch nach der Kündigung zugeschickt werden. Nur wenn es eine Richtlinie im Unternehmen gibt, die die private Nutzung von E-Mails im Betrieb untersagt, ist man mit einer Speicherung auf der rechtlich sicheren Seite.

Christian Solmecke ist Partner der Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE und inbesondere in den Bereichen des IT-, des Medien- und des Internetrechts tätig. Darüber hinaus ist er Autor zahlreicher juristischer Fachveröffentlichungen in diesen Bereichen.

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RSSKommentare (1)

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  1. Hendrik Kaminski sagt:

    Interessant, wie hier die Unterschiede sind. In den USA zum Beispiel nutzen (kleinere) Kanzleien flächendeckend Online-Lösungen wie Practice Panther. Ich denke, dass dies in Deutschland mit fortlaufender Akzeptanz der Cloud etc. auch noch weiter zunehmen wird. Somit wird die doppelte Ablage in der bekannten Form irgendwann zwangsläufig aussterben.

    Viele Grüße
    Hendrik

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