E-Commerce

Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen – Wer muss was angeben?

Von Rechtsanwalt Christian Solmecke

Bislang war es unter Juristen umstritten, ob Pflichtangaben, die auf Geschäftsbriefen zu erfüllen sind, auch in E-Mails angegeben werden müssen. Seit dem 1.1.2007 herrscht darüber nunmehr Klarheit. Eine Änderung der einschlägigen Gesetze macht deutlich, dass Unternehmer ihre E-Mail Signaturen anpassen müssen. Nachfolgend stellen wir dar, welche Angaben auf Geschäftsbriefen (und in E-Mails) enthalten sein müssen.

Betroffen sind zunächst einmal nur Unternehmen, die auch im Handelsregister eingetragen sind. Dazu gehörden der Einzelkaufmann, die offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG), die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), die GmbH & Co. KG, GmbH & Co. oHG, AG & Co. KG und AG & Co. OHG und die Aktiengesellschaft (AG). Für die freien Berufe gelten die nachfolgenden Regelelungen daher zum Beispiel nicht.

Als Geschäftsbrief gilt quasi sämtlicher externer (auch elektronischer) Schriftverkehr. Die rein interne Kommunikation muss demnach nicht mit den Pflichtangaben versehen werden.

BGB-Gesellschaft / Nicht-Kaufmann

Ist ein Gewerbetreibender nicht im Handelsregister eingetragen, so regelt § 15 b GewO die Pflichtangaben. Ein Nicht-Kaufmann muss demnach mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen sowie seinen Familiennamen in allen Geschäftsbriefen angeben. Bei einer BGB-Gesellschaft müssen alle Gesellschafter mit Vor- und Zunamen genannt werden. Darüber hinaus dürfen auch eine Branchenbezeichnung (z.B. Eierverkauf) oder ein Phantasiewort als Name des Geschäfts zusätzlich mit angegeben werden.

Einzelkaufmann

Auf allen Geschäftsbriefen des im Handelsregisters eingetragenen Einzelkaufmanns müssen gem. § 37 a HGB

* seine Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
* der Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung wie beispielsweise „e.K.“ oder „e.Kfr.“;
* der Ort seiner Handelsniederlassung;
* das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist,

angegeben werden.

Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG )

Die Geschäftsbriefe der Gesellschaften müssen nach §§ 125 a, 177 a HGB

* die Firmierung in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
* die Rechtsform (OHG oder KG);
* den Sitz der Gesellschaft;
* das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist,

enthalten.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Die GmbH muss auf ihren Geschäftsbriefen gem. § 35 a GmbHG folgende Angaben machen:

* Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
* Rechtsform der Gesellschaft;
* Sitz der Gesellschaft
* Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;
* alle Geschäftsführer und – sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat – der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Wenn Sie das Kapital der Gesellschaft nennen, müssen Sie in jedem Fall – wie auch bei der AG – das Stammkapital angeben. Wenn nicht alle Einlagen, die in Geld geleistet werden müssen, eingezahlt worden sind, ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben. Wird Ihre Gesellschaft liquidiert, müssen Sie anstelle der Geschäftsführer die Liquidatoren auf den Geschäftsbriefen nennen.

GmbH & Co. KG ; GmbH & Co. OHG ; AG & Co. KG und AG & Co. OHG

Aus den §§ 125 a, 177 a HGB und 34 a GmbHG ergibt sich, dass auf allen Geschäftsbriefen einer Gesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, sondern eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft

* der vollständige Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,
* die Rechtsform der Gesellschaft (GmbH & Co. KG, GmbH & Co. oHG, AG & Co. KG, AG & Co. oHG)
* Sitz der Gesellschaft
* Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist

angegeben werden müssen.
Zusätzlich muss die persönlich haftende Gesellschaft mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht des Sitzes und der Nummer, unter der die Gesellschaft eingetragen ist, sowie allen Geschäftsführern und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen bezeichnet werden.

Aktiengesellschaft (AG)

Die AG muss nach § 80 AktG auf ihren Geschäftsbriefen folgende Angaben machen:

* Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
* Rechtsform der Gesellschaft;
* Sitz der Gesellschaft;
* Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;
* alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstands muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden;
* falls die Gesellschaft abgewickelt wird, ist ein entsprechender Hinweis notwendig.

Sie müssen keine Angaben über das Kapital der Gesellschaft machen. Wollen Sie diese Angaben auf Ihren Geschäftsbriefen führen, so müssen Sie in jedem Fall das Grundkapital angeben. Darüber hinaus ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist.

Nicht zu den zwingenden Pflichtangaben für Geschäftsbriefe zählen die genaue Anschrift, die Telefonnummer oder beispielsweise die Internetadresse. Betreibt das Unternehmen selbst jedoch eine Internetseite, so sind wiederum gesonderte Vorschriften zu beachten, aus denen sich ergibt, welche Pflichtangaben auf dieser Seite darzustellen sind.

Christian Solmecke ist Partner der Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE und inbesondere in den Bereichen des IT-, des Medien- und des Internetrechts tätig. Darüber hinaus ist er Autor zahlreicher juristischer Fachveröffentlichungen in diesen Bereichen.

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