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Arbeitnehmer abmahnen – Darauf müssen Sie achten

Im beruflichen Alltag kann es schnell mal zu Konflikten zwischen dem Arbeitgeber und den Arbeitnehmern kommen. Als Arbeitgeber möchte man das Beste für sein Unternehmen herausholen. Dabei kann das Fehlverhalten von Arbeitnehmern schnell weitreichende Folgen haben. Deshalb haben Arbeitgeber das Recht und auch die Pflicht die Arbeitnehmer bei vertragswidrigem Verhalten abzumahnen, bevor Sie eine Kündigung aussprechen.

Warum überhaupt abmahnen?

Eine Abmahnung ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass Sie einem Arbeitnehmer überhaupt verhaltensbedingt kündigen können. Im Regelfall ist dies nämlich nur dann möglich, wenn Sie den Arbeitnehmer vorher abgemahnt haben.

Dabei hat die Abmahnung zwei zentrale Funktionen: die Warn- und die Dokumentationsfunktion. In erster Linie wird der Arbeitnehmer durch die Abmahnung informiert, dass er sich vertragswidrig verhalten hat und Sie als Arbeitgeber das Verhalten nicht weiter dulden wollen. Zweitens dokumentiert eine Abmahnung auch, dass Sie dem Arbeitnehmer eine Chance gegeben haben, um sein Verhalten zu ändern. Bei einem erneuten Vorfall desselben oder zumindest ähnlichen vertragswidrigen Verhaltens kann dann ggf. eine verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen werden. 

Wie muss die Abmahnung aufgebaut sein?

Um eine Abmahnung wirksam auszusprechen, müssen Sie als Arbeitgeber einige Punkte beachten:

Inhalt

Im Wesentlichen muss eine Abmahnung drei Punkte enthalten:

  1. Benennung der Pflichtverletzung: Wichtig ist, dass Sie die Pflichtverletzung des Arbeitnehmers so konkret wie möglich benennen – mit Uhrzeit und Datum. Dabei sollten Sie den Sachverhalt genau schildern. Eine pauschale Aussage darüber, dass der Arbeitnehmer „wiederholt zu spät“ kommt, reicht nicht aus. Je präziser Sie das vertragswidrige Verhalten des Arbeitnehmers benennen, desto rechtssicherer ist Ihre Abmahnung. Am besten unterlassen Sie es auch, direkt mehrere Pflichtverletzungen in einer Abmahnung zusammen zu fassen.Sollte Sich dann nämlich herausstellen, dass eines der benannten Verhaltensweisen gar nicht abgemahnt werden durfte, ist direkt die ganze Abmahnung unwirksam. Deshalb sollten Sie im Idealfall für jede Pflichtverletzung eine eigene Abmahnung formulieren.
  2. Aufforderung: Die Abmahnung muss einen ausdrücklichen Hinweis darauf enthalten, dass Sie als Arbeitgeber das vertragswidrige Verhalten nicht tolerieren und verlangen, dass dies in der Zukunft nicht erneut passiert.
  3. Kündigungsandrohung: Zuletzt muss die Abmahnung auch eine ausdrückliche Ankündigung enthalten, dass Sie das Arbeitsverhältnis einseitig beenden wollen, sollte der Arbeitnehmer das vertragswidrige Verhalten erneut an den Tag legen.
Abmahnung schreiben

Es ist besonders wichtig, dass alle drei benannten Punkte in der Abmahnung enthalten sind. Fehlt auch nur ein einziger Aspekt, handelt es sich nicht mehr um eine Abmahnung, sondern lediglich um eine Ermahnung. Eine Ermahnung reicht aber nicht aus, um damit am Ende eine Kündigung zu begründen. Achten Sie deshalb darauf, dass sie auch alle drei Punkte benennen, damit die Abmahnung formell rechtmäßig ist.

Form und Fristen

Sie müssen bei der Aussprache einer Abmahnung keine bestimmte Form einhalten. Eine Abmahnung kann theoretisch auch mündlich ausgesprochen werden. Sinnvoll ist aber, eine Abmahnung lieber schriftlich zu erteilen. Der Inhalt einer Abmahnung ist besonders für eine mögliche Kündigung besonders wichtig. Bei einer mündlichen Abmahnung kann man später aber schlecht den vollständigen Inhalt nachvollziehen. Deshalb bietet es sich schon aus Dokumentationsgründen an, eine Abmahnung lieber schriftlich festzuhalten.

Sie sind außerdem nicht dazu verpflichtet den Arbeitnehmer vor der Abmahnung anzuhören. In den meisten Fällen kann eine Anhörung aber sinnvoll sein, um den genauen Sachverhalt besser zu erfassen und vor der Abmahnung die Sicht des Arbeitnehmers zu hören.

Fristenkalender

Sie müssen auch keine besonderen Fristen bei der Abmahnung einhalten. Es ist aber sinnvoll, eine Abmahnung möglichst zeitnah nach Bekanntwerden des vertragswidrigen Verhaltens des Arbeitnehmers auszusprechen. Warten Sie mit der Abmahnung zu lange, könnten Zweifel über die Ernstlichkeit der Abmahnung aufkommen.

Kann ich schon nach einer Abmahnung kündigen?

Grundsätzlich können Sie niemandem aufgrund des gleichen Vorfalles kündigen, für den Sie ihn abgemahnt haben. Mit der Abmahnung ist der Vorfall quasi „verbraucht“. Das hat den Hintergrund, dass eine Abmahnung dem Arbeitnehmer eine zweite Chance einräumen soll. Sollte das vertragswidrige Verhalten aber dennoch wieder auftreten, können Sie in vielen Fällen eine Kündigung aussprechen.

Dabei sollten sie darauf achten, wie viel Zeit zwischen der ersten Abmahnung und dem erneuten Fehlverhalten vergangen ist. Sollte ein Mitarbeiter nach der ersten Abmahnung wegen Zuspätkommens erst nach mehreren Jahren wieder einmal zu spät kommen, kann die Abmahnung seine Warnwirkung verloren haben. Das bedeutet, dass Sie den Arbeitnehmer erst wieder abmahnen müssten, da eine Kündigung in einem solchen Fall unverhältnismäßig wäre.

In Fällen, in denen es sich um ein geringfügiges Fehlverhalten handelt, kann es außerdem verhältnismäßiger sein, wenn Sie mehrere Abmahnungen aussprechen, bevor Sie dem Arbeitnehmer kündigen – z.B. wenn man mehrmals nur ein paar Minuten verspätet zur Arbeit erscheint. Allerdings sollten auch nicht zu viele Abmahnungen ausgesprochen werden, bis eine Kündigung erfolgt, da auch dann die Abmahnung seine Warnwirkung verlieren kann. Wie viele Abmahnungen sinnvoll sind, kommt immer auf den konkreten Einzelfall an.

Für welche Gründe darf ich abmahnen?

Im Grunde können Sie für jedes vertragswidrige Fehlverhalten des Arbeitnehmers eine Abmahnung aussprechen. Dabei sollten Sie aber darauf achten, dass nicht wegen jeder Kleinigkeiten abgemahnt werden kann und sollte.

Nachfolgende haben wir einmal einige Gründe aufgelistet, bei denen eine Abmahnung erfolgen kann:

  • Arbeitsverweigerung in Form von Low Performance oder gänzliche Verweigerung
  • Nichtbeachtung von Arbeitsanweisungen z.B. Fehler infolge der Nichtbeachtung von Anweisungen, Zuspätkommen, Pausenüberziehung, Unerlaubte private Nutzung des Telefons oder Internets
  • Beleidigung der Kollegen, des Arbeitgebers oder der Kunden
  • Verspätetes Vorlegen einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und verspätete Krankmeldungen
Privates Surfen am Arbeitsplatz

Wann darf ich auch ohne eine Abmahnung kündigen?

In einigen Fällen, kann das Fehlverhalten des Arbeitnehmers aber so schwer wiegen, dass es dem Arbeitgeber nicht zuzumuten ist, weiterhin an dem Arbeitsverhältnis festzuhalten. Das Vertrauensverhältnis kann z.B. so stark gestört sein, dass der Arbeitgeber dann nicht mehr abmahnen muss, sondern direkt eine außerordentliche Kündigung aussprechen kann. Dafür muss ein wichtiger Grund – in Form des Fehlverhaltens durch den Arbeitnehmer – vorliegen und eine außerordentliche Kündigung muss verhältnismäßig erscheinen.

Bei einem Diebstahl kommt es oft auf die Umstände des Einzelfalles an, z.B. auf den Wert des Diebesgutes und der Länge der Zeit, in der der Arbeitnehmer ohne Fehlverhalten bei Ihnen beschäftigt war.

Beispiel: Im Fall „Emmely“ ist beispielsweise entschieden worden, dass es bei einem Diebstahl von äußerst geringem Wert – es ging hier um die Einlösung von Pfandbons i.H.v. 1,30 € – nicht ausreicht, um der Dame außerordentlich zu kündigen. Sie war zuvor viele Jahre ohne Fehlverhalten bei dem Unternehmen tätig gewesen und das Gericht sah in der Einlösung der Pfandbons einen einmaligen Ausrutscher. Sollten diese Punkte aber nicht zutreffen, kann auf eine Abmahnung verzichtet werden. Sie könnten dem Arbeitnehmer dann auch außerordentlich kündigen.

Das Begehen einer Straftat, die in Berührung mit der Arbeitstätigkeit kommt, z.B. eine Körperverletzung gegen den Arbeitgeber, den Kollegen oder Kunden, führt grundsätzlich immer dazu, dass eine Abmahnung erfolgen kann. In der Regel können Sie in einem solchen Fall aber auch außerordentlich kündigen, ohne vorher abzumahnen.

Wir beraten Sie

Grundsätzlich gibt es also diverse Gründe für eine Abmahnung. Bei der Frage, ob abgemahnt werden kann oder ggf. sogar eine außerordentliche Kündigung in Frage kommt, kommt es immer auf die Umstände des Einzelfalles an. Sie als Arbeitgeber müssen daher alle Einzelheiten abwiegen und die Sachlage präzise bewerten. Wir unterstützen Sie gerne bei der arbeitsrechtlichen Bewertung eines Sachverhaltes.

Das Expertenteam aus dem Arbeitsrecht steht Ihnen gerne Rede und Antwort für Ihre Fragen.

Rufen Sie uns unter 0221 / 951 563 0 (Beratung bundesweit) an.