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Social Media-Guidelines, Social Media-Policy in Unternehmen

Facebook, Xing, MeinVZ, StudiVZ, Twitter, Blogs, Foren und Co sind in aller Munde. Barack Obama nutzt Facebook. Demi Moore, Ashton Kutcher und viele andere Prominente twittern was das Zeug hält. Deutsche Politiker nutzen Facebook, betreiben Blogs. Aus dem Deutschen Bundestag werden Ergebnisse der Bundespräsidentenwahl getwittert. Aber nicht nur dort. Täglich steigt die Anzahl derer, die Social Media Dienste und Plattformen nutzen. Das Web 2.0 bietet dabei zahlreiche Möglichkeiten der Kommunikation. War der User im „alten“ Internet lediglich Konsument, der keinen Einfluss auf die Inhalte und des Internets hatte, nimmt er im Zeitalter des Web 2.0 aktiv an der Gestaltung des Internets teil. Die Möglichkeit sich schnell und unkompliziert über alles Mögliche zu informieren ist um ein Vielfaches einfacher geworden. In den Social Media Diensten wird dabei auch allerlei Privates mitgeteilt. Der letzte Urlaub samt Fotos, die letzte Familienfeier, Hobbies, sonstige Vorlieben und Belangloses. Nichts scheint mehr privat zu sein.Aber nicht nur Privatleute nutzen diese Dienste. Mittlerweile haben auch Unternehmen und sonstige Geschäftsleute die Vorteile der Social Media Dienste erkannt und sich dort platziert. Ohne eine PR-Abteilung bemühen zu müssen, kann sich das Unternehmen schnell und unkompliziert umfassend präsentieren. Auch die Mitarbeiter der Unternehmen nutzen solche Social Media Dienste, sowohl beruflich als auch privat. Teilweise zum Missfallen der Arbeitgeber. Denn die Aktivitäten der Mitarbeiter in solchen Diensten bringen nicht nur Vorteile mit sich. Schnell passiert es, dass sich Mitarbeiter in Foren zu Unternehmenssprechern aufspielen, Betriebsgeheimnisse an die Öffentlichkeit gelangen oder sich Mitarbeiter in ihren eigenen Blogs negativ über ihr Unternehmen äußern. Insbesondere die Echtzeitmedien wie Twitter bergen diese Risiken. Mittlerweile häufen sich derartige Fälle. Betroffen sind Unternehmen wie Ryanair, ID-Media und die Deutsche Bahn AG, nur um einige Beispiele zu nennen.

Social Media-Guidelines in den Vereinigten Staaten

Was kann ein Unternehmen tun, um solche Aktivitäten ihrer Mitarbeiter zu verhindern?

Nicht viel würde man auf den ersten Blick sagen, außer sämtliche Internetaktivitäten am Arbeitsplatz zu verbieten. Schließlich handelt es sich um Freizeitvergnügen der Mitarbeiter. In den USA wurde das Problem bereits erkannt. Viele Firmen u. a. IBM gehen dazu über sogenannte Social Media-Guidelines, also Unternehmensrichtlinien für den Umgang mit Social Media Diensten, einzuführen. In diesen Guidelines werden Mitarbeitern Vorgaben und Handlungsempfehlungen an die Hand gegeben, wenn diese Inhalte mit Unternehmensbezug veröffentlichen möchten. Hauptziel dieser Guidelines ist das Verhindern von Veröffentlichungen betriebsinterner Informationen. Sie bieten aber gleichzeitig auch die Möglichkeit, die Internetaktivitäten der Mitarbeiter im Sinne des Unternehmens zu steuern und zu nutzen. Die kontrollierte Steuerung der Internetaktivitäten der Mitarbeiter bringt den Vorteil Kontakte zu knüpfen und zu pflegen und die Präsenz des eigenen Unternehmens, der Marke oder Produkte im Internet zu stärken. Der einzelne Mitarbeiter ist dabei ein guter Multiplikator. Letztlich wird aus der Not eine Tugend gemacht. Ziel ist es nicht die Internetaktivitäten der Mitarbeiter zu verhindern, sondern unter Umständen sogar zu fördern, allerdings kontrolliert und im Sinne des Unternehmens.

Für den Arbeitnehmer bieten die Guidelines den Vorteil der Sicherheit. Er weiß was erlaubt ist und was unter Umständen rechtliche Konsequenzen haben kann.

Bedarf an Social Media-Guidelines in Deutschland

Auch in Deutschland besteht Bedarf an Social Media-Guidelines. Gerade hiesige Unternehmen dürften nämlich daran interessiert sein, Regelungen zum Umgang mit sozialen Netzwerken o. ä. zu treffen. Zwar finden sich in fast jedem Unternehmen Regelungen über die Internetnutzung am Arbeitsplatz. Diese sind Ausfluss des Direktions- und Weisungsrechts des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber kann die Leistungspflichten des Arbeitnehmers durch Richtlinien weiter ausgestalten.

Social Media-Guidelines sind bisher jedoch nur schwach vertreten, Firmen wie beispielsweise Daimler und SAP haben bereits Guidelines eingeführt. Dabei sind diese ebenso notwendig wie Richtlinien über die Internetnutzung während der Arbeit. Ein Unternehmen sollte sich im Klaren darüber sein, ob es die positiven Effekte der beruflichen Nutzung von sozialen Medien durch die Arbeitnehmer für sich nutzen möchte oder nicht. Der Arbeitnehmer muss nicht nur wissen ob solche Aktivitäten erwünscht sind, sondern auch, ob dies während der Arbeitszeit erfolgen darf. Ferner haben Arbeitnehmer ein großes Interesse daran zu wissen, was und wie viel sie in sozialen Netzwerken über ihren jeweiligen Arbeitgeber preisgeben dürfen. Von besonderem Interesse ist die Frage, ob eine Nichtbeachtung der jeweiligen Richtlinien Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis haben können. Einen Einfluss auf das private Nutzerverhalten der Arbeitnehmer können solche Guidelines zu Recht nicht haben. Privat bleibt privat, auch wenn das Berufliche schon längst in das Private übergeht. Jedoch geben sie auch im privaten Bereich den Arbeitnehmern Handlungsempfehlungen, die zumindest geeignet sind, Unsicherheiten im privaten Umgang mit sozialen Medien zu beseitigen.

Medienkompetenz durch Social Media-Guidelines

Social Media-Guidelines bieten mehr als nur die bloße Erlaubnis, in gewissem Umfang über das Unternehmen in sozialen Netzwerken zu schreiben, bloggen und twittern. Ein wichtiger Aspekt der Guidelines ist das Prinzip der Aufklärung bzw. Medienkompetenz. Es wird ein Bewusstsein im Umgang mit Social Media Diensten geschaffen. Diese werden oftmals genutzt, ohne dass sich die Nutzer darüber im Klaren sind, dass dies – sowohl bei der privaten als auch beruflichen Nutzung – Risiken birgt. Viel zu schnell werden persönliche Daten preisgegeben, sehr einfach sind Urheberrechte aber auch Persönlichkeitsrechte Dritter verletzt. Darüber hinaus besteht immer die Gefahr, dass Viren, Trojaner etc. heruntergeladen werden. Eine gezielte Aufklärung über diese Risiken und deren Vermeidung bietet dem einzelnen Nutzer Sicherheit im Umgang mit sozialen Medien.

Diese Aufklärung können die Guidelines jedoch häufig nicht alleine leisten. Eine Ergänzung durch Mitarbeiterschulungen ist daher ebenfalls sinnvoll und naheliegend. Nicht jeder ist im Umgang mit dem Web 2.0 vertraut. Auch diejenigen, die meinen sich auszukennen, können ebenfalls Neues lernen. Der Nutzen liegt sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich.

Unabdingbar im Zusammenhang mit den Social Media-Guidelines ist zunächst die Festlegung des Umfangs der Internetnutzung. Ein Unternehmen, welches die Internetnutzung gestattet, wird kein Interesse daran haben, dass die Mitarbeiter den Hauptteil ihrer Arbeitszeit im Internet verbringen. Auch wenn das Unternehmen dadurch im Internet präsenter sein wird, ist eine uneingeschränkte Internetnutzung nicht wünschenswert. Ein Unternehmen, das anhand von Social Media-Guidelines die Internetaktivitäten ihrer Mitarbeiter steuern möchte, sollte deshalb genau festlegen, ob Social Media Dienste überhaupt während der Arbeitszeit genutzt werden dürfen und ob eine zeitliche Beschränkung sinnvoll ist.

Erlaubt ein Unternehmen die Nutzung sozialer Medien während der Arbeitszeit, muss es sich aber auch darüber im Klaren sein, welche Inhalte es zulassen möchte. Die Entscheidung darüber obliegt allein den jeweiligen Unternehmen. Social Media-Guidelines zeigen den Arbeitnehmern auf, was über das jeweilige Unternehmen gepostet, getwittert oder gebloggt werden darf und welche Social Media Dienste überhaupt verwendet werden dürfen. Mitunter können Unternehmen daran interessiert sein, die Nutzung von Echtzeitmedien wie Twitter nicht zu gestatten, anderer Dienste wie Blogs oder Foren jedoch schon.

Umgang innerhalb der sozialen Medien / Netikette

Dies führt dann zu einem weiteren Problem im Zusammenhang mit der privaten aber auch beruflichen Nutzung von sozialen Medien, nämlich dem Umgang miteinander.

Sollen sich Mitarbeiter und Vorgesetzte z.B. bei Facebook als Freunde verlinken? Wie geht man mit Informationen um, die man durch solche Verlinkungen gewinnt? Auf den ersten Blick scheinen diese Fragen unbedeutend. Warum sollte sich ein Mitarbeiter nicht mit seinem Vorgesetzten verlinken? Was will der Vorgesetzte denn schon groß mit privaten Informationen anfangen? Mitunter können solche Informationen aber ein Problem darstellen. Eventuell muss der Vorgesetzte einschreiten, wenn er entdeckt, dass Mitarbeiter Kollegen mobben oder beleidigen. Beruft sich ein Arbeitnehmer im Falle einer Kündigung sogar auf einen Verstoß gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz? Denn schließlich habe der Arbeitgeber oder Vorgesetzte ja private Informationen verwendet und ihn deshalb aufgrund Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität diskriminiert.

Ein weiterer Aspekt ist die sogenannte „Netikette“. Im Vordergrund steht dabei der höfliche Umgang im Netz. Nimmt man an, dass im persönlichen Arbeitsalltag ein Mindestmaß an Höflichkeit und respektvollem Umgang selbstverständlich ist, so werden im Internet und insbesondere in sozialen Medien die einfachsten Höflichkeitsformen sehr schnell missachtet. Ein Unternehmen kann nicht daran interessiert sein, dass Mitarbeiter im Namen des Unternehmens einen falschen Ton anschlagen, gar andere User beschimpfen. Oft kommt es vor, dass Mitarbeiter sich in sozialen Medien negativ über ihr jeweiliges Unternehmen äußern und so versuchen das Unternehmen in Misskredit zu bringen. Die Grenze zwischen einer privaten Meinungsäußerung und einer beruflichen, vom Arbeitgeber sanktionierbaren Meinungsäußerung sind dabei fließend. Social Media-Guidelines können zulässige Meinungsäußerungen nicht reglementieren. Dies dürfte selbstverständlich auch nicht gewünscht sein. Ebenso können zulässige Meinungsäußerungen keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen mit sich führen. Falsche Tatsachenbehauptungen, Beleidigungen, Drohungen, Diffamierungen, Äußerungen, die geeignet sind den Betriebsfrieden ernstlich zu gefährden, geschäftsschädigende oder rufschädigende Äußerungen sind jedoch unzulässig und können auch arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.

Um es klarzustellen: Social Media-Guidelines sollen keine Erziehungsmittel in Form des erhobenen Zeigefingers sein. Letztlich ist jeder für sich selbst verantwortlich. Sie bieten jedoch die Möglichkeit, einen klaren Rahmen des Erlaubten abzustecken und so dem Arbeitnehmer und dem Unternehmen Sicherheit zu bieten.

Regelungselemente von Social Media-Guidelines

Einem Unternehmen steht es selbstverständlich frei, eine Social Media-Policy in dem Betrieb zu etablieren. Wird eine solche Policy eingeführt, sollten bestimmte Komplexe geregelt werden. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Eigenverantwortung der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter sollen selbstverständlich nicht derartig eingeschränkt werden, dass sie nur noch nach Absprache mit einer PR-Abteilung oder der Unternehmensführung die sozialen Netzwerke nutzen dürfen. Sie sollen aber mit der Thematik auch nicht allein gelassen werden. Mitarbeiter benötigen bei Unsicherheiten einen kompetenten und sachkundigen Ansprechpartner.

Die bereits erwähnte „Netikette“ ist ebenfalls zu regeln. Dabei ist ein Aspekt, dass sich Mitarbeiter innerhalb der sozialen Medien auch als solche zu erkennen geben bzw. kenntlichmachen, wenn eine private Meinung vertreten wird. Regelungen zum Inhalt und Umfang von betrieblichen Informationen, Einhaltung der Urheber- und Wettbewerbsrechte bilden einen Schwerpunkt der Social-Media Guidelines. Fragen der Sicherheit im Netz, Schutz vor Viren, Trojanern o. ä. sind ebenfalls aufzunehmen. Den Arbeitnehmer sollte zudem aufgezeigt werden, ob Verstöße gegen die Regelungen arbeitsrechtliche Konsequenzen haben können. Zu beachten ist, dass auch Regelungen über die Verbindlichkeit der Guidelines getroffen werden müssen. Die Guidelines sollten zudem in Einklang mit anderen, bereits bestehenden Unternehmensrichtlinien im Einklang stehen. Kollisionen sollten tunlichst vermieden werden. Diese Aspekte stellen nur Beispiele für mögliche Regelungen in Social Media-Guidelines dar.

Jedes Unternehmen ist verschieden und muss letztlich für sich individuelle Regelungen treffen. Die Social Media-Guidelines müssen zudem ständig erweiterbar sein. Gerade das Web 2.0 bringt immer neue Kommunikationsmöglichkeiten hervor. Auf diese zumeist schnellen Änderungen muss ebenso schnell reagiert werden können.

Resümee

Die Nutzung des Web 2.0 und dessen Kommunikationsmöglichkeiten bietet Unternehmen die Chance, sich und die Produkte stärker im Netz zu präsentieren. Ein Unternehmen sollte sich dem nicht verschließen. Es nutzt nicht nur die Vorteile der schnellen Kommunikationsmöglichkeiten des Internets, das Unternehmen zeigt dadurch auch, dass es in der Jetztzeit angekommen und offen für Innovationen ist. Die Mitarbeiter als Multiplikatoren des Unternehmens sind ein ideales Aushängeschild. Nur bedarf es dafür Regelungen, um das Unternehmen und die Mitarbeiter vor unangenehmen Folgen zu bewahren. Nutzen Sie die Möglichkeiten des Web 2.0!

Die auf Medien- und Arbeitsrecht spezialisierte Kanzlei Wilde & Beuger steht Ihnen gerne zur Seite. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir Social Media-Guidelines, die Ihnen und ihren Mitarbeitern einen sicheren Umgang mit sozialen Medien ermöglichen. Sollten Sie an der Einführung einer Social Media Policy auch in Ihrem Unternehmen interessiert sein, so setzen Sie sich mit unseren Rechtsanwälten Frau Nicola Simon und Herrn Christian Solmecke unter 0221/9515630 in Verbindung.

Christian Solmecke ist Partner der Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE und inbesondere in den Bereichen des IT-, des Medien- und des Internetrechts tätig. Darüber hinaus ist er Autor zahlreicher juristischer Fachveröffentlichungen in diesen Bereichen.

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